Loading...
HomeMy WebLinkAboutSupplemental Questions from Robert Goldberg1 Gloria Harper From:Robert Goldberg <rgoldberg@live.com> Sent:Monday, November 11, 2019 8:05 PM To:Thomas Moore; Schelly Sustarsic; Mike Varipapa; Sandra Massa-Lavitt; Joe Kalmick Cc:Jill Ingram; Gloria Harper; Steve Myrter; Patrick Gallegos Subject:Questions and Comments for Monday Night's Open Session and Public Hearings Attachments:11.12.19.Questions.doc; Bld Repair Priority.2017.pdf Dear Council and Staff,    Please find my attached my comments and questions and a referenced pdf for Monday's opens session  meeting.     Thank you for your consideration and service,    Robert Goldberg      1    Questions & Comments for 11/12/19 (Open Session) from Robert Goldberg  Item C: Copier/Printer Lease and Maintenance Agreements   The City currently has a mixture of Canon and HP copier/printers. All of the HP units have been  purchased out‐right by the City. On the other hand, all of our more expensive Canon units were  all originally obtained through “lease‐purchase agreements” in 2012 and 2014 with De Lage  Landen Public Finance, LLC. These agreements represent the equivalent of a “mortgage” with  no down payment. De Lage effectively lends us the money for the purchase of the units, and  then we pay them back with interest every month for five years. At the end of five years, the  agreement has a “Purchase Option” that we can exercise for $1.   The pricing of the units by De Lage is through a “Master Billing Agreement” (MBA) between Cal  State University and Canon. The price of the units is tallied and sales tax added to determine  the loan amount.   The De Lage agreement includes no maintenance (Section 9) and no warranties except for that  provided by the manufacturer (Section 6). Since 2012, we have obtained maintenance service  through an entirely different and independent agreements with C3 Office Solutions. C3 charges  a base rate plus various per printer charges per page over a monthly allowance amount.   Both of the agreements from 2014 were for 5‐year terms that expired last May. The last invoice  from De Lage was in April for the final “mortgage” payment of $2453. C3 has continued to bill  us post‐agreement for about $1600‐$1700 per month.   The staff report recommends that we sign new agreements with both De Lage and C3. These  should be analyzed separately and independently of one another, since C3 can be used to  service our units regardless of whether we own them or lease‐purchase them with financing  from De Lage.   De Lage Agreement: It is proposed that we finance the lease‐purchase of 22 Canon copiers and  printers. Attachment 1, the Lease Payment Schedule, shows that the financed amount  (“Balance”) is $165,784.93 which includes sales tax. The monthly “principle and interest”  payments are $3,049.45 for 60 months. While the interest rate on the loan is not shown, it can  be calculated by using the interest amount in the first month ($545.72): $545.72 interest on  $165,784.93 equals a rate of 0.33% per month, or 3.95% per year.  The second page of the  Lease Payment Schedule shows that at the end of 60 months we will have paid De Lage a total  of $182,967 which includes $17,182 in interest.   Attachment 2 in the De Lage agreement lists the names and quantities of the Canon copiers and  printers that we will be obtaining. No pricing is provided for any given machine.   To verify that the pricing from De Lage and the MBA is competitive, I looked for pricing online.  What I found is that the 22 machines could likely be purchased outright for less than $112,000  (see table below). This is almost $55,000, or a third, less than the cost (loan amount) from De  Lage and the MBA.  2    Canon Model Price  Quantity  Cost with  sales tax  Shipping   Cost Source IRADV 8585  copier 35,000$    1 38,063$    MSRP per  copiersonsale.com IRADV 6555 copier 18,000$    1 19,575$    MSRP per  copiersonsale.com IRADV C5550 copier 7,500$      3 24,469$    free copyfax.com  IRADV C5540 copier 6,300$      16,851$      free copyfax.com  IRADV C3525 copier 3,200$      26,960$      free copyfax.com  IRADV C356 copier 2,300$      12,501$      free copyfax.com  IRADV C256 copier 2,000$      24,350$      free copyfax.com  MF735 CDW printer 679$         32,215$      PCM.com MF525 DW printer 820$         32,675$      PCM.com LBP312 DN printer 666$         53,621$      cdw.com Totals: 22 111,281$    The online cost estimate does not include shipping on 13 of the machines, and I was not able to  price any of the unspecified copier/printer “attachments.” However, I think it is highly unlikely  these two considerations would close $55,000 cost gap. Regarding shipping, it was free from  one vendor, and I would expect it to not be very much for a large value order from others.  Regarding “attachments,” the phrase “W/ATTACHMENTS”  is routinely placed after every  machine name in De Lage’s Attachment 2. Thus, it is unclear if we are actually ordering  attachments for each and every one. In any case, it would seem unlikely that these would  increase the online cost of the machines by 50% to approach the purchase costs through the De  Lage/MBA agreement.  Recommendation to Council: Do not approve the De Lage agreement on Tuesday night.  Direct staff to seek online or other vendor pricing with full specification of any  attachments and shipping. Direct staff to report their finding back to Council for further  discussion.   C3 Agreement: The proposed C3 agreement is identical in format and conditions (small print) as  the prior one from 2014. Pricing is structured differently in terms of base rate vs. use charges.  The number of covered printer/copiers has increased from 26 to 39. However, the monthly cost  estimate of $1562 is about what we are paying now.   What is new is the proposed billing as a pass‐through from De Lage. The bottom of Attachment  1 in the De Lage agreement states that the City will be billed $1528 monthly by De Lage, and  that they will then forward this to the “Vendor.”  This is a concern since monthly bills are  expected to vary (as they do now) with the number of copies made. Without direct access to  these bills, our staff will not be able to routinely audit them. It may also impede access by the  public. This new arrangement would also appear to create an unnecessary linkage between  3    these two companies, one that could confuse the uninformed to thinking that we must use De  Lage in order to obtain C3 services.   Recommendation to Council: If we do in fact obtain the proposed machines from De  Lage/MBA, direct staff to delete the reference to pass‐through payments to C3.    As noted above, the number of printer/copiers covered by the proposed C3 service agreement  has increased from 26 (7 Canon and 19 HP) in 2014 to 39 now (21 Canon and 18 HP). However,  it seems that this new coverage number should be 40. I say this because the listing of the  “Equipment Covered” on the first page of the C3 agreement shows only 2 Canon 735 CDW’s vs.  3 shown in the De Lage agreement on the top of page 2 in Attachment 2.    Which is correct? Are we going to 2 vs 3 Canon 735 CDW’s?  Finally, if the Council follows the recommendation above to delay approval of the De Lage  agreement, then the C3 agreement will need to be delayed as well, since we will not have  obtained the listed machines in the C3 agreement. However, this should not be problematic,  since we have been using C3 services under the expired 2014 agreement for six months already.   Item D: Lifeguard Headquarters Needs Assessment   The staff report states that “This study will address operational practices, space usage  alternatives, and space needs assessment.” However, the staff report make clear that the  proposed study is the first step in the process of demolishing and replacing the three buildings  at the base of the pier. This intent is expressed succinctly in the first two sentences on page 1 of  the proposal from Griffin Structures, Inc.:  “We understand that the City is interested in analyzing the needs for a new Lifeguard  Headquarters Building, the Police Safety Building, and the adjacent, detached Lifeguard Garage.  To address the City’s request, Griffin proposes to assess the space needs for replacing these  facilities.”  I do not recall any discussion during the CIP workshop on 6/5/19 regarding replacing these  three buildings. Any decision to do so should have been made by the Council after considering  the cost of doing any necessary renovations vs. replacement, and the prioritization of  replacing/renovating this set of buildings vs. other city buildings.    This decision making process is embodied in the comprehensive Facility Condition Assessment  that Griffin Structures Inc. did for the City in 2010‐11 (10/10/11, “G”). This assessment was  based on a city‐wide wall‐to‐wall inspection of every building. A follow‐up report in 2017 (with  no inspections) adjusted the costs to renovate vs. replace each building for inflation (8/14/17,  “E”). The 2017 cost to renovate vs. replace the three buildings was estimated to be $1.4 million  vs. $3.3 million, respectively:   4      Building  Number Name  Renovation  Cost  Replacement  Cost  Ratio of Renovate  vs. Replace   10D Safety Building $360,000 $615,900 58%  10E Lifeguard HQ $572,800 $1,519,100 38%  10F Lifeguard Garage $480,700 $1,129,800 43%  Total 2017 Costs:  $1,413,500 $3,264,800 43%  Construction inflation since the 2017 update has been just over 5%, so the current total  renovation cost estimate would be about $1.5 million vs. replacement at about $3.4 million.   Thus, the decision to renovate vs replace is potentially a $2 million dollar decision. As such, this  decision should be made actively by the Council in a public forum   Recommendation: Direct staff to augment the scope of the proposed study to include a  cost estimate for doing renovations. Rebid proposal if necessary.  Regarding prioritization of city facilities for renovation/replacements, Griffin Structure’s 2017  update recommended that several facilities be given higher priority than the three buildings  proposed for the current study. These included Police Headquarters, Fire Station #44, and the  City Yard (see attached summary page). To my knowledge, the Council never reordered/  reassigned higher priority to the Safety Building, Lifeguard HQ, and Lifeguard Garage.  Why has staff done so?  Item E: John Hunter Contract for NPDES  The proposal shows two different hourly rates. Page 21 gives rates for the purpose of annual  cost calculations that are lower for five classifications compared to those shown in the “Rate  Schedule” on page 19. Specifically, there is non‐agreement with the hourly rates for Compliance  Specialist I & II, Project Analyst I & II, and Admin Assistant. If the “Rate Schedule” on page 19 is  correct and controlling, then the annual estimated annual cost of $99,905 on page 21 (and  approved spending amount) is way too low. Section 3.1 of the contract says we will pay “hourly  rates shown on the fee schedule.” But there appears to be two fees schedules in the proposal.   Which page has the correct hourly pay rates/fee schedule?  If the higher fee schedule on page 19 is the controlling document, it provides for CPI increases  in subsequent years. However, how these will be calculated is not found in the document, and  the contract limit of $499,525 assumes no CPI increases.   Please discuss how these two issues will be addressed.    5    Item F: Reclassification of Sr CSO  The Financial Impact section states that estimated cost for salary and benefits for the  remainder of the year will be about $13,500. This would seem to correspond to a placement at  Step 3 (out of 5) in the Management Analyst pay scale.   Is this correct?  Item G: Engineering for Annual Paving Program  The staff report defines the project as pre‐construction engineering design for rehabbing four roads in  CPE and Main St. The EXP proposal for this project has a total cost of $22,350. However, staff is asking  for the authorization of an expenditure of $36,056. The difference between these two costs is a second  unrelated proposal for $13,706 to design ADA ramps on the west side of the Welcome Lane and First  Street intersection. This intersection is at the entryway of the SB Shores community. It is not near any of  the streets to be rehabbed.   Why is there no reference/discussion of this ramp design work in the body of the staff  report?  Why does it cost so much money to design a couple of ADA ramps?   Item I: Water & Sewer Rate Study   The staff report states that “The City initially commissioned a sewer and water utility rate study  in 2015; however in 2018 staff determined that this initial Utility Rate study would have to be  substantially revised and reworked to meet the City’s current objectives.” The Council and the  public may be interested in some additional information regarding this prior effort.    One of the current firms that unsuccessfully bid on the June 2019 RFP, NBS, was awarded the  contract in February 2015 for $67,925 with a one‐year term. Per a staff report to Council on  12/11/17 (Item F), “Nearing the completion of the draft rate study, staff decided to postpone  the study based upon the Sewer Master Plan Update which was awarded at the November 9,  2015 City Council meeting. The Sewer System Master Plan is being reviewed by staff and is  nearing completion.” The staff goes on to note that at the time of this first postponement  $53,908 had already been expended, and that NBS had “completed most of the task items from  the original cost proposal except for the mailings and some public presentations.” Since the  2015 contract had expired, staff recommended and Council approved a second contract with  NBS to finish the study for $42,440. NBS proceeded to work for another six months based on  review of warrants which show invoices for work through May 2018 totaling $35,266. Thus,  when staff made their determination in 2018 to postpone work for a second time, over $89,000  had already been spent.     Given all of the prior work done by NBS, it seems quite remarkable that they were not able to  be the low bidder. The staff report states that during contract negotiations with Raftelis that  the RFP‐specified tasks of forming assessment districts for street sweeping and tree  maintenance were dropped.   6    If these components were similarly dropped from NBS’ cost proposal would they be the  low bidder?     As mentioned above, the pendency of the Sewer Master Plan resulted in the first project delay.  This was due to the need to incorporate future capital expenditures into the Sewer Capital Fund  rates. There is currently another critical study that is pending—the Cost Allocation Plan. This  study will provide the legal and accounting basis for the allocation/payment of overhead by the  Water and Sewer Operating Funds to the General Fund. The current amounts of $324,500 and  $54,000, respectively, have been unchanged since FY 2006/07.  The Council approved a $32,300 contract to ClearSource Financial on 7/22/19 to do this study.  The consultant’s proposal states that “study outcomes and reporting will be ready for the  Department’s use 120 days from project commencement.” However, I have not seen any  warrants for ClearSource since contract award.    What is the status of this study? When will it be completed and presented to the public?