Loading...
HomeMy WebLinkAboutEmailed Comments from Robert Goldberg1 Gloria Harper From:Robert Goldberg <rgoldberg@live.com> Sent:Sunday, February 07, 2021 12:57 PM To:Thomas Moore; Schelly Sustarsic; Mike Varipapa; Sandra Massa-Lavitt; Joe Kalmick Cc:Jill Ingram; Gloria Harper; Charles M. Kelly; Jeannette Andruss; Kelly Telford Subject:Questions & Comments for Monday's Open Session, 2/8/21 Attachments:2.08.21 Questions & Comments.doc; Springbrook Invoice FY 19.20.pdf Dear Council and Staff,    Please see my attached questions and comments regarding Item C on Monday's open session meeting. I have  also attached a referenced invoice for our Springbrook software.    Thank you for your consideration and service,    Robert Goldberg  Questions for 2/08/21 Open Session from Robert Goldberg  Item C: Agreement with Tyler Technologies for Financial and Land Management Software  Implementation Timelines: The last sentence on page 2 of the staff report states that “we  recommend an expedited implementation timeline that would focus on core areas, including  general ledger and accounts payable by July 2021, with payroll, utility billing and cashiering  following in August/September 2021.”     The staff report indicates that we are paying a premium for this expedited implementation.  However, I could not find the timelines specified above as performance criteria in the Service  Agreement. There is a “Section 11. Project Timelines” on pages 50‐51 in Exhibit E, Statement of  Work. However, the three graphics displayed are labeled as “Examples,” not a performance  commitment. Additionally, one of the three graphics is for the “MyCivic” application which we are  not contracting for at this time.   Where are the July 2021 and September 2021 deadlines mentioned in the Agreement or  appendices?      Current Functional Limitations with Springbrook: The top of page 3 of the staff report lists the  functionalities that are not provided by the Springbrook software. One of these is “Integrated  fixed assets.” However, the annual invoice for FY 19‐20 from Accela for this software (see  attachment obtained via PRA 19‐383) lists one of the functional components as “Fixed Assets.” We  are billed about $3000/year for this component.    Are we getting something different with Tyler, or is this Springbrook function not working?  [If the latter, we should not be paying for it.]    New Functional Capacities with Tyler: The top of page 3 of the staff report lists new functions that  are included in the agreement. One of these are “Contracts Management.”   What does the Contracts Management software do? Will it have a notification function for  expiration dates?    Financial Impact: Page 5 of the staff report does not provide the current annual costs for the  Springbrook software. The attached invoice for FY 19‐20 shows an annual cost of $46,358. I could  not find a warrant in the City Clerk’s Laserfiche system for the FY 20‐21 invoice. However,  warrants for prior years show 5% increases for both FY 19‐20 and FY 18‐19. Assuming another 5%  increase for FY 20‐21 would put our current annual cost at $48,676. Thus, the proposed annual  operating cost for Tyler at $175,745 represents an increase of about $127,000.     While this is a very large increase, almost all of it ($121,000) appears to be due to addition of the  new functionalities identified in the staff report. The cost of these from Exhibit A of the  Agreement is itemized in the following table.      Incode (Finance) Purchasing $10,334 Contracts Management $0 Integrated Fixed Assets $4,823 Personnel  Management $11,571 Employee Portal $0 E‐Personnel  Forms $0 E‐Benefit Enrollment $4,125 E‐Timecards $3,300 Utility Customer Info Sys $12,214 Incode Subtotal $46,367 EnerGov (Permits) $53,395 Content (document) Manager $15,370 University (staff training) $6,307 Total Cost for New Functions $121,439     The staff report states that “Currently, the Springbrook costs are allocated as follows: General  Fund 50%, Water Fund 25% and Sewer Fund 25%. With this in mind, the Finance Department is  proposing a cost allocation as follows” implying that these allocation percentages will be applied  to the new Agreement’s costs. However, an analysis of the actual proposed cost allocation shown  in the staff report is not consistent a 50/25/25 allocation:        Funding   Sources One‐Time  Costs  Allocation  Percent Annual   Costs Allocation  Percent General Fund $165,706 61.7% $117,753 67.0% Water Fund $51,409 19.1% $28,996 16.5% Sewer Fund $51,409 19.1% $28,996 16.5% Total $268,524 100% $175,745 100%    To be consistent with Prop 218, it is important that any cost allocations to the Water and Sewer  Funds be directly related to the cost of providing these services. The current allocation  percentages of 25% to each Fund was never presented publicly, and were likely “back of the  envelope” estimates. With this new agreement, there is an opportunity (and obligation) to  calculate the allocation percentages precisely. The table above implies that staff has done so.  However, I was not able to reproduce their allocation dollar figures by looking at the Agreement’s  cost schedule in Exhibit A.     Please provide a table that shows the allocation of each agreement cost to the General  Fund, Water Fund, and Sewer Fund.      The staff report does not provide the cost for the five‐year initial term of the Agreement. Adding  four years of annual subscription costs ($175,745/year) to the first year costs ($444,269) shows  this to be $1,147,249.     Service Agreement:     Exhibit A includes a table of one‐time and annual costs followed by explanatory footnotes. Several  of the services (Easy Pay Online Component, Notifications for Utility Billing, and IVR Solution for  Utility Billing) show neither one‐time nor annual fees. However, their related footnotes indicate  that all have transactional fees:  EasyPay Online Payment Component allows clients to setup payment forms for misc. payments  with a fixed, calculated or open payment amount. The payments are sent from the website to the  cash collection/Cashiering application and then posted to the GL application. There is a $1.25 per  transaction fee associated with the EasyPay that will be paid by client unless Tyler is instructed by  the client to pass along to the user at time of payment.    Notification for Utility Billing ($0.10 per call) includes Customer notification by phone (call late  notices and general notifications). Call lists are automatically generated and the account is  updated after the call. It includes a custom message for each call type. It generates reports based  on call results. The Utility will be billed at the rate specified above for all the calls made.     Incode IVR Solution for Utility Billing‐The payment packet is created in centralized cash collections.  The IVR (interactive voice response) system gives the customer an account balance, the customer  makes the payment by phone, and the account manager is updated with the payment record.  There is a $1.25 per transaction fee associated with the IVR that will be paid by client unless Tyler  is instructed by the client to pass along to the user at time of payment.    Has Tyler been instructed to pass along the $1.25 transaction fees to the users? If not, what  is the estimated annual cost to the City?    Please provide further details on when/why utility customers will notified by phone and  how many of these calls per year are anticipated.     Exhibit D is applicable “if Customer elects to use MyGovPay or VirtualPay, products of Tyler  Technologies, designed for Citizen Users to use for processing online payments.” These  applications have both percentage based fees and transaction fees.    Are we electing to use either or both of these products? If so, will the “Citizen Users” or City  be paying the fees?